Olen itse pitänyt jäsenrekisteriä yhdistykselle missä oli noin 450 jäsentä. Sillon se tehtiin ihan paperille ja kirjotuskoneella. Kyllähän se onnistu mutta melko aikaavievää hommaa oli. Nykyään ainut järkevä tapa pitää jäsenrekisteriä, pientäki, on jonkun tietokantaohjelman avulla. Se helpottaa sitä tehtävää tekevän henkilön työtä melko paljon. Alkuvaiheessa kuten meillä nyt työmäärä on melkolailla sama, teki työn miten vaan. Jatkossa ylläpito onkin jo helppoa jos on ohjelma missä tehtävät on automatisoitu. Yki laittoi mulle linkin ohjelmaan mikä vois olla ihan järkevä aluks ja riittäis mahdollisesti pitkäänkin. Sillä jäsenmaksujen seuranta, yhteis viestien lähetys, jäsenmaksulappujen lähetys ym. onnistuu yhdellä ohjelmalla. Kaikki ohjelman tekemät asiat voi tehdä muutenkin mutta ohjelmalla se onnistuu huomattavasti helpommin ja nopeammin. Yks varma keino yleensä tappaa mielenkiinto toimintaa kohtaan on kuormittaa yhtä henkilöä liikaa. Tässä on linkki ehdotettuun ohjelmaan.Maverick kirjoitti:Mitä tietoja siihen jäsenrekisteriin pitää saada talletettua ja mihin kaikkialle sen pitää näkyä?
Mites se silloin tehtiin kun ei ollut tietokoneita ja miten koneet helpottavat sen ylläpitoa? Eli stressitesti sen osalta kannattaako ottaa kone vai muistivihko esiin.
http://www.codeman.fi/ohjelmat.html Sieltä tuo Klaani 5.5 Muitaki mielenkiintosia ohjelmia näky olevan sopivaan hintaan.
Jäsenrekisteriin tallennettavista tiedoista tärkeimmät on tietysti henkilöiden perustiedot. Nimi, osote, s-posti, puh, syntymä aika mutta ei sotua. Mielestäni sotua ei tarvita jäsenreksiterissä. Lisäksi voi kerätä monenlaista hyödyllistä tietoa kuten käytettävä kalusto, muut harrastukset, ym. Nämä muut tiedot olis tietysti hyvä olla vapaaehtoisia. Yleensä jäsenrekisteriin kerätään tietoa myös jäsenten meriiteistä harrastuksen piirissä, esim. m-viraston kunniakirjat, lunastetut löydöt, vapaaehtoistehtävät harrastuksen parissa, osallistumiset arkeologisiin ym. tutkimuksiin, ym ym.
Rekisteri olisi vain johtokunnan käytettävissä ja alkuvaiheessa vain yhdellä koneella. On olemassa myös käteviä netissä olevia rekistereitä mihin voi antaa useammallekki käyttöoikeuden mutta ne taitaa olla vielä turhan kalliita meidän käyttöön.
Rekisteriä ei missään tilanteessa annettais esimerkiksi yritykselle markkinointi käyttöön. Ei sit mistään hinnasta. Olen nähnyt tapauksia missä yhdistykset on myyny rekisterinsä hyvästä hinnasta yritykselle, jäsenten yhteisellä päätöksellä, minkä jälkeen jäsenille on alkanu sataan mainoksia vaikka minkälaisista paikoista.
Eihän tuo jäsenmaksu nyt kumminkaan mikään isoraha ole. Opintotuesta revittynä sitä se kuitenkin saattaa olla tai silloin jos sitä ei vain ole. Äkkiäkös tuollaisen säästää tai tonkii. Toki ajatellen Lepan harrastuksia tuo on kyllä aika sillisalaatti tuo lupa/jäsenyys/systeemi viidakko. Nuo jos saisi vain yhdelle luvalle niin hyvä. 
